Aunque nadie extraña esas oficinas repletas de archiveros con recibos descoloridos, muchos negocios aún no están seguros de cómo funcionan los formatos de pago electrónicos. Esto es lo que necesitas saber.
A medida que se realizan más y más negocios en línea, es importante que tu sistema de contabilidad esté a la altura de tus necesidades. Entonces, ¿cómo encontrar el software de formatos de pago adecuado para las pequeñas empresas?
Un formato de pago electrónico es un recibo generado, transmitido y procesado digitalmente. Se emite en un formato "estructurado" (lo veremos más adelante) que permite que se transmita desde el departamento de cuentas del proveedor directamente al departamento de cuentas por pagar del comprador, eliminando la necesidad de cualquier intervención humana.
Esta estructura distingue un formato de pago electrónico de otros recibos que simplemente llegan a través de Internet, como formatos en PDF, Word, jpg o tiff; recibos en papel escaneados, o formatos de pago en papel enviados como imágenes por fax.1,2
Si todavía estás indeciso de saltar al mundo digital, aquí hay algunas razones convincentes para cambiar a los formatos de pago en línea.
El mejor software de formatos de pago te ayuda a simplificar el proceso de cobro de tu empresa y a la vez a controlar tus gastos. También garantiza que todos tus datos financieros, incluyendo los pagos (tanto los que entran como los que salen), los contratos y las órdenes de compra, estén integrados para proporcionar una instantánea constante del flujo de efectivo de tu empresa. Aquí hay otras características clave que debes considerar:
Incluso el software de formatos de pago más sencillo puede agilizar tus procesos de cobro y simplificar tu contabilidad de maneras que son imposibles en el mundo físico. No solo está toda tu información contable en un solo lugar en tu computadora (o dispositivo móvil), sino que todo está conectado. Así puedes saber cuánto dinero debes y los pasivos por pagar. No tienes que hacer una nota manual para perseguir un formato de pago; tu sistema lo sabe. No tienes que aprender leyes financieras internacionales complejas cuando tu software está configurado para hacerlo por ti y asegurarse de que está operando de acuerdo con las regulaciones locales, en cualquier parte del mundo. Atrás quedaron los días de limpiar los archiveros de recibos olvidados por mucho tiempo. En línea, cuando ya no sean necesarios, tu computadora eliminará los formatos de pago de tu sistema. No necesitarás perder tiempo leyendo la última publicación de negocios para estar al día con los eventos en tu campo. Tu software rastreará Internet para brindarte información relevante. Además, tu computadora no se cansará ni se distraerá ni cometerá los errores que cometemos los humanos.
Como una de los principales plataformas de servicios de pago en línea asistiendo a más de 200 mercados en todo el mundo, PayPal puede ayudar a tu negocio con formatos de pago electrónicos y ofrecer una gran cantidad de soluciones de negocios que simplificarán tu contabilidad de maneras que nunca hubieras creído posibles.
Para empezar, te ayudaremos a crear fácilmente una plantilla de formato de pago digital profesional y personalizada, que incluirá mucho más de lo que contenía tu antiguo formato manual:
Y si lo deseas, una nota personal para tu cliente. Puedes reutilizar la plantilla para transacciones futuras o copiar y pegar la información existente de un cliente para formatos de pago repetidos.
El formato de pago se puede enviar a una persona, o a cualquiera que se necesite de tu lado o de tu cliente. Puedes agregar un documento para firmar, una imagen, términos de servicio e impuestos de uso común en la sección de impuestos de la configuración de tu formato de pago. Y si deseas permitir que tu cliente realice un pago parcial, también lo tenemos cubierto. Cuando estés listo, solo tienes que enviar el formato de pago por correo electrónico. En el otro extremo, el destinatario solo necesita hacer clic en el botón de "Pagar ahora" para realizar un pago seguro, a través de una cuenta de PayPal o con tarjeta de crédito o débito, y el dinero aparecerá en tu cuenta.
Puedes consultar el estado de tu flujo de caja de un vistazo porque los formatos de pago PayPal te permiten conciliar tus formatos de pago y pagos automáticamente en línea, incluyendo las fechas de vencimiento y la lista de recordatorios enviados. No hay necesidad de revisar hojas de cálculo en busca del formato de pago que supones que está vencido. De ser así, puedes enviar fácilmente un recordatorio: está a solo un clic de distancia. Además, también puedes utilizar la API de los formatos de pago PayPal para integrar el proceso de formatos de pago (por ejemplo, crear, enviar y gestionarlos) en tu sistema de administración de pedidos.
Esta es solo una muestra de cómo PayPal puede ayudarte a configurar tus formatos de pago electrónicos. Explora nuestras soluciones de negocios para descubrir de qué otra forma puedes mejorar y proteger todos tus procesos de cobro y pago.
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