选择合适的企业账单软件

在线交易日益盛行，您的会计系统也必须跟上潮流。那么又该如何寻找适用于小型企业的账单软件？

什么是电子账单？
电子账单是指以电子方式生成、传输并处理的账单，通常是以“结构化”方式生成，以便从供应商账户内直接传输至买家应付账户内，减少人工干预。
电子账单采用一种特殊的结构化格式，不同于其他通过互联网发送的账单（例如PDF或Word账单），亦不同于jpg或tiff等格式的账单图像、扫描的纸质账单，或通过传真以图像形式发送的纸质账单。^1.2



电子账单的优势
如果您还在思考是否要进行数字化账单转型，以下几大优势供您参考。  

• 节约成本： 首先，您不再需要购买大量文具纸张，这有利于保护地球。您的员工也无需再将数字记入账单、打印、邮寄、存储和核对，为您节约大量工时。
• 快速准确： 电子账单系统比人力更高效、直接、准确。数据传输流程的每一环都能大大提速，缩短账单周期。
• 提升效率： 人难免犯错，可能会输错数字，也可能忘记发送账单。账单流程越长，人力出现错误的可能性就越高，导致浪费的时间也会越多。而电子账单系统绝非简单的账单发送工具，³ 更可追踪整个账单流程，助您随时轻松掌控现金流状况。^4.5
• 安全升级： 无需人工输入的自动化、机器可读系统，让账单流程更透明，减少欺诈风险。⁶

什么是适合您的账单软件？
理想的电子账单软件可为简化公司账单流程，跟踪费用开销，确保所有财务数据——付款（进出账）、合同和采购单都集成一体，持续且精准地反映公司现金流状况。以下几大功能也值得关注：  

• 支持多种账单形式。 账单软件形式不一，而适合小型企业的账单软件必须支持您的客户和其他企业合作伙伴常用的多种格式。优质的电子账单系统能自动将不同的格式转换为结构化数据，方便机器阅读——您也可轻松查看，无需将同一张账单存储为不同格式。
• 支持非标准交易模式。 有时，某些交易并不适合使用常规账单，例如为忠实客户提供特殊折扣价，或无法控制的成本导致必须更改账单。优质的账单系统必须能在系统里和账单上反映这些变化。此外，如果您需要定期付款或定期发送账单，系统也需要支持这种需求。
• 支持多种支付方式。 您提供的支付方式系统越丰富，就能吸引越多的客户。因此，您的账单软件也必须支持常见的在线支付方式，如信用卡、借记 卡、第三方支付平台，以及越来越普及的⁷ 电子钱包。⁸
• 支持多币种。 应对各国法律法规并非易事，但没有人能抗拒全球商机的巨大魔力。借助内置的多币种国际化功能，优质的账单软件可助您紧跟政策变化，符合海外营商规则。
• 支持业务洞察。 优质的账单软件能为您提供业务洞察，辅助您做出更可靠的业务决策。
• 支持归档。 如同存档收据一样，优质的账单软件能为过期文档设置过期日，并将其从系统中移除，让您的在线文档规整统一。
• 安全性。 选择账单软件时，最关键的是确保软件供应商是备受信赖的合作伙伴，可随时为您提供线上线下服务支持。

如何借助账单软件省时更省钱？
与线下账单相比，即使是简易的账单软件，也可以帮您加速账单流程、简化会计工作，并将您所有的会计信息汇集一处（电脑或移动设备中），同时使其互相关联。您可以轻松知道即将到账和应该支出的金额；也无需时刻惦记着追账，因为系统已经替您记录了。您无需学习复杂的国际金融法，系统早已帮您设置妥当，确保您在世界各地的交易都按照当地法规进行。您无需清理文件柜中长期被遗忘的账单，当您不再需要它们时，系统将自动为您删除。您也无需花时间阅读最新的商业文献以便紧跟行业动态，系统将帮您遍寻全网、及时奉上相关信息。更重要的是，账单软件不会感到疲倦或分心，不会犯下粗心马虎的错误。

PayPal Invoicing介绍
PayPal是全球领先的在线支付服务供应商，覆盖全球200多个市场，可以为您提供包括电子账单在内的一系列业务解决方案，以超乎想象的方式简化会计流程。

我们可帮助您轻松设置一个定制的专业电子账单模板，可包含人工账单中出现的各种元素：

• 您的公司logo和联系信息（含您的地址和电话号码）
• 购物信息
• 运送和税费信息
• 其他适用折扣
• 条款和条件

如果有需要，还可为您的客户增加一段个性留言。您可将该模板用于未来交易，或复制并沿用客户信息。
您的账单可发送给个人、贵方对接人或客户方对接人。您还可以在账单设置内添加签名文档、图片、服务条款或常用税费信息。如果您允许客户支付部分款项，我们也可以支持。账单设置完毕后，通过电子邮件即可轻松发送。而您的客户在收到账单后，只需单击“立即付款”按钮即可通过PayPal账户、信用卡或借记卡安全付款，款项会即时出现在您的账户中。
此外，使用PayPal Invoicing，您还可以轻松查看现金流状况，让您自动在线核对您的账单和付款，包括到期日和已发提醒列表。您再也无需费力寻找到期的账单，仅需点击一下即可发送付款提醒。此外，您还可使用PayPal Invoicing API将账单流程（如创建、发送、管理账单）集成至订单管理系统中。

电子账单系统只是PayPal助力业务发展的多种方式之一。探索我们的企业解决方案，了解如何优化提升整个账单、支付流程。