お客様のビジネスに最適な請求書作成ソフトウェアを探す

ビジネスの大半がオンラインで行われるようになった今、ニーズに対応した会計システムを持っていることが重要です。では、どのような中小企業向け請求書作成ソフトウェアを選べばよいのでしょうか？

電子請求書とは
電子請求書（e請求書）とは、デジタル上で作成、送信、処理される請求書のことです。電子請求書は「構造化」されたフォーマット（詳細は後述）で発行され、サプライヤーの経理部門から買い手の経理部門に直接送信されるため、人手を介する必要がありません。

電子請求書は、特別な構造を持ち、PDFやWordフォーマットの請求書、jpgやtiffなどの画像フォーマットの請求書、スキャンされた紙の請求書、FAXで画像として送信された紙の請求書など、単にオンライン上でやり取りされる請求書を指すものではありません。^1.2



電子化のメリット
まだデジタル化すべきか迷っている方向けに、オンライン請求書作成に移行すべき重要な理由をいくつかご紹介します。

• コスト削減：まず、大量の紙や文房具をストックしておく必要がなくなります。これは、エコにもつながります。さらに、請求書への入力から印刷、郵送、保管、照合まで、従来の紙の請求書につきものの煩雑で時間のかかる業務が不要になるため、ビジネスにとって合理的です。
• 速度と正確さ：電子請求書作成システムは、必然的に手作業よりも速く、より直接的かつ正確に機能します。その結果、データ転送処理の各段階が加速され、請求サイクルの短縮につながります。
• 効率性：手作業にミスはつきものです。データの誤入力が発生したり、請求書を相手に渡し忘れたりすることがあります。請求書作成業務に人が介在することで、ミスや時間の浪費が発生する可能性が高まります。電子請求書システムがあれば、請求書を適切な担当者に直接送るだけではなく³、請求書作成の全処理を把握し、収益の流れをいつでも一目で確認することができます。^4.5
• セキュリティ：手作業による入力を排除した自動化された機械読み取り可能なシステムにより、透明性が高まり、不正行為に対する脆弱性を軽減できます。⁶

最適な請求書作成ソフトウェアの選び方
適切な請求書作成ソフトウェアは、経費を把握しながら、ビジネスの請求処理を簡素化する上で役立ちます。また、支払い（入金および出金）、契約書、発注書などの財務データをすべて統合し、企業のキャッシュフローをシームレスかつ継続的に把握できるようにします。ここでは、注目すべき主な機能をご紹介します。

• 多様な請求書フォーマットへの対応。請求書作成ソフトウェアは非常に多様ですが、中小企業向けの適切な請求書作成ソフトウェアは、顧客やその他のビジネスパートナーに普及している各フォーマットに対応している必要があります。優れたシステムは、異なるフォーマットを機械読み取り用の構造化データに自動的に変換するため、アクセスしやすく、請求書ごとに異なるバージョンを保存する必要がありません。
• イレギュラーな取引への対応。請求書が通常の取引に該当しないこともあります。例えば、得意先に特別料金を提供したい場合などです。また、自社でコントロールできないコストによって、請求書の内容が変更されることもあります。優れたシステムがあれば、システムと請求書でこのような事態に対応することができます。一方、定期払いを行う場合や、定期的に請求書を発送する場合は、システムがこれを自動的に実行できると便利です。
• 複数の決済手段。決済システムが多様であればあるほど、より多くの顧客を獲得することができます。そのため、請求書作成ソフトは、クレジットカードやデビットカード、サードパーティプラットフォーム経由の支払い、人気が高まっている ⁷デジタルウォレットなど、一般的なオンライン決済手段に対応している必要があります。⁸
• 複数の通貨への対応。国際的な法律への対応は複雑ですが、それを理由に売上が下がるのは避けたいものです。複数の通貨と国際取引に対応した適切なソフトウェアを使用すれば、最新の国際要件に準拠することができます。
• ビジネスインサイトの提供。優れたソフトウェアは、関連するビジネスインテリジェンスを提供し、情報に基づいた意思決定を支援します。
• アーカイブ機能。領収書をアーカイブし、古くなった書類に有効期限を設定し、システムから削除することでオンラインファイルを整理します。
• セキュリティ。定評があり、必要なときにオンラインとオフラインでのサポートを提供するソフトウェアプロバイダーを選ぶことが最も重要です。

電子請求書は時間と資金の大幅な節約につながる
シンプルな請求書作成ソフトウェアでも、オフラインでは不可能な請求処理の高速化と会計の簡素化が実現します。すべての会計情報がコンピュータ上（またはモバイル機器上）に一元化され、紐付けられているため、支払い額や債務を把握することができます。請求書の支払いを催促するために手作業でメモを送る必要はありません。また、複雑な国際金融法を学ぶ必要もありません。ソフトウェアがお客様に代わって、世界中の現地規制に従って取引を処理します。書類入れを漁って古い請求書を整理する時代は終わりました。コンピュータが不要になった請求書をシステムから削除してくれます。最新のビジネス文献を読んで、分野ごとの最新情報を得るために時間を費やす必要もありません。ソフトウェアがインターネットを検索して、関連情報を提供してくれます。また、コンピュータは疲労や注意散漫を起こさず、人間なら誰でもするようなミスをすることはありません。

PayPal Invoicingの導入
ペイパルは、世界200以上の市場に対応する大手オンライン決済サービスプロバイダーであり、電子請求書の作成や、会計を簡素化する数々のビジネスソリューションを提供することで、お客様のビジネスを合理化します。

まず、デジタル請求書のテンプレートを作成することで、従来の紙の請求書と比較して、

• 会社のロゴ、連絡先（住所、電話番号）など、より多くの情報を盛り込んだ本格的な請求書を簡単に作成できます。
• 購入内容
• 送料・税金情報
• 追加で適用される割引
• 利用規約

必要に応じて、クライアントへの個人的なメモを追加できます。このテンプレートを今後の取引に再利用したり、既存の顧客情報をコピーして繰り返し請求を発行したりすることができます。

請求書は1人にでも、お客様側やクライアント側から必要な誰にでも送ることができます。署名する文書、画像、利用規約に加え、請求書設定の税金欄で一般的な税金について追記することができます。また、顧客に一部だけ支払ってもらうことも可能です。準備ができたら、請求書をメールで送信します。受け取った相手は、「今すぐ支払う」ボタンをクリックするだけで、PayPalアカウント、クレジットカード、デビットカードで安全に支払いを行うことができ、お客様のアカウントに入金されます。

PayPal Invoicingでは、請求書と支払いの照合をオンラインで自動的に行い、期日や督促状の送付リストも含めて、キャッシュフローの状況を一目で確認できます。支払い期限を過ぎた請求書を特定するためにスプレッドシートに目を通す必要はありません。期限が過ぎていれば、クリックひとつで簡単に督促状を送ることができます。さらに、PayPal Invoicing APIを使用して、請求書作成処理（請求書の作成、送信、管理など）を注文管理システムに統合することもできます。

以上は、お客様の電子請求書作成においてペイパルにできることのほんの一例です。ペイパルのビジネスソリューションで、請求と支払いの処理全体をどのように強化し、保護できるかをご覧ください。